Organiser un déplacement : quelles obligations doit respecter une association ?

Tant que c’est occasionnel, pas plus de deux ou trois fois par an, une association peut organiser des sorties, des déplacements ou des voyages de plusieurs jours, sans pour autant être titulaire de l’agrément d’immatriculation tourisme.

La première option consiste à choisir de faire appel à un professionnel du tourisme qui prendra en charge l’organisation du déplacement. Dans l’hypothèse où ces déplacements restent occasionnels, vous pouvez également les organiser vous-même, sous réserve de respecter un certain nombre d’obligations.

MOYENS DE TRANSPORTS : LES POINTS À VÉRIFIER

Si vous organisez une sortie sur la journée, il est possible que vous choisissiez de recourir à un ou plusieurs véhicules personnels des membres de votre association.

Vérifiez en premier lieu avec chaque propriétaire de véhicule que leur contrat d’assurance prévoit bien cette possibilité. Si ce n’est pas le cas, votre association peut souscrire en son nom un contrat d’assurance permettant de garantir l'utilisation de véhicules personnels pour ses besoins.

Pensez, par ailleurs, à vérifier que toutes les personnes qui participent au voyage sont bien couvertes par l'assurance responsabilité civile de votre association. Pour éviter tout malentendu, contactez votre assureur et décrivez-lui précisément les conditions du déplacement. Vous pourrez ainsi faire le point sur la couverture proposée par votre contrat et éventuellement souscrire une assurance complémentaire pour l'occasion.

Lors des déplacements, il est impératif de rappeler aux conducteurs l’ensemble des règles de sécurité concernant la conduite. Veillez également à ce que le nombre de personnes transportées par véhicule soit conforme à l’homologation de chaque voiture.

Si vous optez pour un voyage en autobus, vérifiez bien que le prestataire choisi est correctement assuré. De votre côté, relisez votre contrat d’assurance : prévoit-il expressément de garantir votre responsabilité en tant qu’organisateur du déplacement ?

La jurisprudence établit que l'obligation de sécurité d'une association envers ses membres est une obligation de résultat si ces derniers s’en remettent totalement à la vigilance de l'association. En d’autres termes, attention aux manquements dans l’organisation ou une mauvaise évaluation des risques encourus lors du déplacement.

DÉPLACEMENTS AVEC DES MINEURS : DES OBLIGATIONS SPÉCIFIQUES

Si votre association organise une sortie avec des personnes mineures, prévoyez une équipe d’encadrement en nombre suffisant, composée d’adultes compétents et vigilants.

Informez précisément les parents sur le déroulement du déplacement et sur la nécessité d’informer leurs enfants sur le comportement à adopter lors de la sortie. Rappelez-leur aussi l’importance de souscrire une assurance, particulièrement si la sortie prévoit des activités physiques.

© Jean-Dominique Dalloz – Uni-médias – Novembre 2022
Article à caractère informatif et publicitaire.